Codes budgétaires

Les codes budgétaires indiquent le budget auquel les heures de suppléance et les absences des employés doivent être imputées et permettent de contrôler l'utilisation de certains motifs d'absence/de besoin à combler. Vous pouvez également utiliser les codes budgétaires pour empêcher la déclaration d'une absence ou d'un besoin à combler pour un motif sans autorisation préalable.

Vous pouvez affecter un code budgétaire à une tâche de plusieurs façons :

Saisissez le code manuellement en réponse à un guide vocal du RVI (téléphone) après avoir entré un motif pour lequel l'option Receuillir un code budgétaire est activé sur la page Motifs des absences ou des besoins à combler.
Saisissez le code manuellement si l'option Les administrateurs peuvent toujours entrer un code budgétaire est activée sur la page Paramètres - Général.
Utilisez les codes budgétaires par défaut de la liste Codes budgétaires par défaut ou du profil de l'employé.

Si vous activez l'option Vérifier le code budgétaire, le code budgétaire doit correspondre à une entrée de la liste Codes budgétaires de vérification. Sinon, vous pouvez saisir n'importe quel code.

Les administrateurs et les superviseurs peuvent modifier les codes budgétaires lors d'une modification de tâche. Vous pouvez modifier l'intitulé Code budgétaire sur la page Paramètres - Général pour refléter la terminologie de votre conseil scolaire. Par exemple, vous pouvez saisir Code de paie pour remplacer Code budgétaire.

Les codes budgétaires peuvent comporter des chiffres ou des lettres. Si vous utilisez des codes budgétaires à caractères alphabétiques, n'utilisez pas l'option Collecter un code budgétaire. Les utilisateurs ne peuvent pas saisir les codes budgétaires comportant des lettres depuis leur téléphone.

Codes budgétaires par défaut

Lorsque vous créez une mission, le système attribue un code budgétaire par défaut et désactive l'option Recueillir un code budgétaire. Le code budgétaire par défaut provient du profil de l'employé ou de la liste des codes budgétaires par défaut. Les codes budgétaires par défaut sont attachés aux motifs et aux lieux ou groupes de lieux. Si le motif ne nécessite pas de code budgétaire et qu'il n'y a pas de code budgétaire par défaut dans aucun lieu autorisé, le champ du code budgétaire est laissé vide pour cette tâche.

Le système utilise un ordre spécifique pour décider du code budgétaire à appliquer à un enregistrement de tâche :

Utilisez le code budgétaire dans le profil de l'employé.
Utilisez le code budgétaire par défaut pour la correspondance du lieu et du motif dans l'enregistrement de la tâche.
Utilisez le code budgétaire par défaut pour la correspondance du groupe de lieux et du motif dans l'enregistrement de la tâche.

Si vous utilisez des codes budgétaires par défaut pour les groupes de lieux, assurez-vous qu'un lieu n'appartient pas à plusieurs groupes de lieux.

Ajouter un code budgétaire par défaut

Depuis Configuration du système, sélectionnez Codes budgétaires. Choisissez Par défaut.
Cliquez sur Nouveau.
Choisissez le code du lieu et le motif à associer au code budgétaire. En option, vous pouvez choisir un code de corps d'emploi.
Cliquez sur Sauvegarder.

Modifier/supprimer un code budgétaire par défaut

Depuis Configuration du système, sélectionnez Codes budgétaires. Choisissez Par défaut.
Définissez les critères de recherche, puis cliquez sur Recherche pour afficher la liste des codes budgétaires par défaut.
Cliquez sur le code budgétaire dans la liste.
Effectuez toutes les modifications nécessaires, puis cliquez sur Sauvegarder.
Pour supprimer un code, sélectionnez l'enregistrement à supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

Codes budgétaires de vérification

Configurez des codes budgétaires de vérification pour contrôler l'utilisation des motifs sélectionnés ou vérifier les codes budgétaires saisis manuellement. Le système vérifie la liste des codes budgétaires possibles pour s'assurer de l'exactitude du code budgétaire saisi lorsque l'option Vérifier code budgétaire est sélectionnée pour le motif, si vous saisissez un code budgétaire pendant le processus de saisie des absences ou des besoins à combler. Vous ne pouvez pas créer une tâche tant que vous n'avez pas saisi un code budgétaire valide.

Vous pouvez activer les options Vérifier le code budgétaire et Receuillir un code budgétaire séparément. Si vous ne collectez pas de code budgétaire, il est possible de vérifier un code budgétaire modifié dans la modification de la tâche.

Ajouter un code budgétaire de vérification

Depuis Configuration du système, sélectionnez Codes budgétaires. Choisissez Vérification.
Cliquez sur Nouveau.
Saisissez le nom du code budgétaire.
Cliquez sur Sauvegarder.

Modifier/supprimer un code budgétaire de vérification

Depuis Configuration du système, sélectionnez Codes budgétaires. Choisissez Vérification.
Définissez les critères de recherche, puis cliquez sur Recherche pour afficher la liste des codes budgétaires de vérification.
Cliquez sur le code budgétaire dans la liste.
Effectuez toutes les modifications nécessaires, puis cliquez sur Sauvegarder.
Pour supprimer un code, sélectionnez l'enregistrement à supprimer, puis cliquez sur Supprimer.