Calendrier

Cette page affiche tous les calendriers actifs dans votre base de données. Les calendriers indiquent si chaque date est un jour ouvrable, un jour férié ou un jour Aucun suppléant requis (ASR). Utilisez un jour ASR pour les événements, tels que les jours de travail consacrés au perfectionnement du personnel ou des enseignants, pour les absences déclarées si l'option d'un suppléant n'est pas disponible. Si aucune information ne s'affiche dans la case de la date, ce jour est un jour ouvrable.

Vous devez attribuer un calendrier à tous les employés lors de l'importation ou de la saisie manuelle des données. Les calendriers déterminent également pour un jour donné de la semaine si le système utilise les heures d'appel normales ou de jour férié. Les calendriers fonctionnent conjointement avec les jours ouvrables indiqués dans le profil de chaque employé. Il n'est donc pas nécessaire de marquer le samedi et le dimanche comme jours fériés sur les calendriers. Le système ne permet pas de déclarer une absence un jour non ouvrable, comme indiqué dans le profil de l'employé ou sur un calendrier.

Le calendrier Tous les endroits est le calendrier principal. Lorsque vous saisissez un jour férié sur ce calendrier, le système ajoute ce jour férié à tous les calendriers existants. Lorsque vous ajoutez un nouveau calendrier, il inclut les jours fériés de tous les endroits.

Le calendrier Tous les endroits ne doit contenir que les jours fériés qui concernent tous les employés. Vous ne pourrez pas modifier un jour férié en jour ouvrable sur les calendriers suivants, si cette date est définie comme jour férié sur le calendrier Tous les endroits.

Lorsque vous travaillez avec des calendriers, les configurations suivantes s'appliquent :

Statut de travail avant le congé - Lorsque vous sélectionnez l'option Utiliser la liste des règles relatives aux jours fériés pour un jour férié, le système calcule les jours précédant la date de début du jour férié à l'aide des paramètres saisis au niveau des Listes des règles relatives aux jours fériés dans la page Paramètres - Tâches et attribue à ces jours la mention Avant le statut. Les fins de semaine sont exclues du calcul de ces jours. Cela ne s'applique qu'au calendrier Tous les endroits et à toutes les règles de recherche (ayant une incidence sur tous les types d'employés).
Statut de travail après le congé - Lorsque vous sélectionnez l'option Utiliser la liste des règles relatives aux jours fériés pour un jour férié, le système calcule les jours qui suivent la date de fin du jour férié à l'aide des paramètres saisis au niveau des Listes des règles relatives aux jours fériés dans la page Paramètres - Tâches et attribue à ces jours la mention Après le statut. Les fins de semaine sont exclues du calcul de ces jours. Cela ne s'applique qu'au calendrier Tous les endroits et à toutes les règles de recherche (ayant une incidence sur tous les types d'employés).

Les calendriers ont également des répercussions sur les fonctionnalités suivantes lors de la création d'une tâche :

La saisie des jours fériés sur le calendrier empêche les employés, les administrateurs et les superviseurs de saisir des absences pour les jours fériés.
Unités d'allocation de suppléants (UAS) - Lorsqu'il s'agit de déterminer si une tâche dépassera le nombre d'unités de travail susceptibles d'être allouées à un suppléant sur un lieu donné par semaine, par mois ou par année, le système n'inclut pas les jours marqués comme jours fériés pendant la tâche.
Unités de travail maximales - Lorsqu'il s'agit de déterminer si une tâche dépassera le nombre d'unités de travail qu'un suppléant peut effectuer, le système n'inclut pas les jours marqués comme jours fériés, car il les déduit du nombre maximal d'unités de travail alloué à ce suppléant.
Les tâches de longue durée, telles que définies par le nombre d'unités de travail saisi sur la page Corps d'emploi, sont exclues de certains décomptes et limitations qui s'appliquent à d'autres tâches. Le système ne compte pas les jours marqués comme jours fériés lorsqu'il détermine si une tâche est de longue durée.
Aucun segment de tâche n'est créé pour les jours marqués comme jours fériés.
Si une date est répertoriée comme un jour ouvrable dans le calendrier de Tous les endroits, le système utilise les heures d'appel normales des jours de semaine, des samedis ou des dimanches lorsqu'il appelle des suppléants pour ce jour. Si une date est répertoriée comme jour férié, le système utilise les heures d'appel d'un jour férié, quel que soit le jour de la semaine.

Ajouter des calendriers

Depuis Configuration du système, sélectionnez Calendrier.
Cliquez sur Nouveau.
Entrez un code et un nom.
Cliquez sur Sauvegarder.

Modifier les calendriers

Depuis Configuration du système, sélectionnez Calendrier.
Choisissez le calendrier, puis cliquez sur Recherche.
Cliquez sur le nom du calendrier et effectuez les modifications nécessaires.
Cliquez sur Sauvegarder.
Cliquez sur Supprimer si vous souhaitez supprimer le calendrier.

Modifier les dates d'un calendrier

Depuis Configuration du système, sélectionnez Calendrier.
Choisissez le calendrier, puis cliquez sur Recherche.
Cliquez sur la date que vous souhaitez modifier.
Mettez les champs à jour si nécessaire. Aucune entrée au calendrier est le statut par défaut pour chaque jour du calendrier.

Vous ne pouvez pas ajouter un jour férié ou un jour ASR si des tâches d'une journée existent déjà à cette date.
Lorsque vous ajoutez ou supprimez un jour férié ou un jour ASR d'un calendrier lorsque des tâches de plusieurs jours existent, le système met à jour chaque tâche avec cette modification. Les suppléants ne sont pas informés de cette modification du calendrier de la tâche.
Cliquez sur Sauvegarder.

Fins de semaine sur un calendrier

Si les samedis ou les dimanches sont saisis comme jours ouvrables :

Les heures d'appel du samedi ou du dimanche sont utilisées, comme il convient pour ces jours
Les employés dont le profil indique un horaire de travail comprenant des samedis ou des dimanches peuvent déclarer leurs absences pour ces jours.

Si les samedis ou les dimanches sont saisis comme des jours fériés :

Les heures d'appel des jours fériés sont utilisées pour ces jours
Les employés dont le profil indique un horaire de travail incluant des samedis ou des dimanches ne peuvent pas déclarer leurs absences pour ces samedis ou dimanches qui sont marqués comme jours fériés.

Enregistrer les messages vocaux des calendriers

Vous devez enregistrer un message vocal pour chaque nouveau calendrier afin que les appelants puissent entendre le nom du calendrier lorsqu'ils signalent un besoin à combler. Pour enregistrer un message vocal relatif à un calendrier par téléphone, procédez comme suit :

Sélectionnez Verbalisation téléphonique dans le menu et recherchez le code du message vocal du nouveau calendrier.
Appelez le système et entrez votre code d'utilisateur suivi de la touche étoile, puis entrez votre NIP suivi de la touche étoile.
Appuyez sur la touche 5 du clavier de votre téléphone pour enregistrer le message vocal.
Suivez les messages-guides pour enregistrer et rejouer l'enregistrement.