Créer des tâches

Il existe deux options pour créer une tâche :

• Absence - Il s'agit d'une tâche dans le cadre de laquelle un employé est absent de son lieu de travail.
• Besoin à combler - Il s'agit d'une tâche dans le cadre de laquelle aucun employé n'est absent, mais qui requiert un suppléant.

Les paramètres déterminent si vous pouvez saisir une absence lorsqu'un suppléant n'est pas nécessaire. Cela permet au système de suivre les avantages sociaux des employés et de rechercher des suppléants pour les rémunérer. Les paramètres déterminent également si les administrateurs peuvent déclarer des besoins à combler.

Les informations relatives aux tâches comprennent les informations sur les absences, les informations sur les besoins à combler et les informations sur les affectations associées au suppléant.

Numéros de tâche

Un numéro de tâche est généré lors de la saisie de l'absence ou du besoin à combler et confirme la réussite de la saisie et de l'acceptation d'une tâche. Le numéro de tâche n'est pas présenté sur le téléphone ni affiché sur le Web tant que vous n'avez pas saisi toutes les informations requises.

Lors de la formation des suppléants et des employés, nous vous recommandons de souligner l'importance d'obtenir un numéro de tâche. Sans numéro de tâche, vous ne pouvez pas enregistrer l'absence ou le besoin à combler.

Statut de la tâche

Au fur et à mesure que les tâches sont traitées, un statut indique l'état actuel de chaque tâche. Le statut d'une tâche détermine les informations que vous pouvez modifier et les actions que vous pouvez effectuer sur celle-ci.

Statuts usuels

• Ouvert
• Actif
• Terminé
• Annulé
• Vérifié
• Arrêté

L'onglet Paramètres - Configuration permet de définir les paramètres relatifs à la durée d'affichage des tâches terminées et annulées.

Seuls les opérateurs peuvent modifier les tâches vérifiées.

Les opérateurs et les administrateurs peuvent arrêter les appels sur les tâches ouvertes.

Statuts subsidiaires

Il existe de nombreux statuts subsidiaires qui indiquent comment la tâche a été trouvée, comment elle a été dotée ou si elle n'a pas été dotée.

RVI = Système de réponse vocale interactif.

ASR = Aucun suppléant requis.

• Ouvert
• Non doté
• Recherche de suppléants sur le Web
• Recherche de suppléants sur le RVI
• ASR - Capacité de dotation interne
• ASR - Excède le nombre de suppléants alloué
• ASR - Durée minimale de la tâche
• ASR - à la demande de l'utilisateur
• ASR - Aucun suppléant permis
• ASR - Journée aucun suppléant requis
• Affecté par l'administrateur
• Affecté par le RVI
• RVI affecté sur le répondeur
• Affectation automatique

Préciser un suppléant

Lorsque vous précisez un suppléant, le système effectue les contrôles suivants :

• La personne est-elle un suppléant?
• Le suppléant est-il actif?
• Le suppléant n'est-il pas déjà affecté?
• Le suppléant est-il disponible pour de nouvelles tâches?
• Les unités de travail du suppléant ne sont-elles pas dépassées?

Utilisez les options des onglets Paramètres - Tâches et Paramètres - Administrateur pour déterminer comment et quand un suppléant peut être précisé.

1. Depuis Paramètres, sélectionnez Tâches.
2. Dans la section Préciser un suppléant/remplaçant, sélectionnez les champs selon les besoins.
3. Cliquez sur Sauvegarder.
4. Depuis Paramètres, choisissez Administrateur.
5. Dans la section Accès au navigateur, sélectionnez Permettre de demander un suppléant/remplaçant par nom pour activer le bouton Recherche par nom.
6. Cliquez sur Sauvegarder.

Fonction de contournement d'une tâche

Dans certaines conditions, vous ne pouvez pas créer une absence telle qu'elle a été saisie.L'administrateur ou l'opérateur peut utiliser la fonction de contournement d'une tâche pour déclarer l'absence telle qu'elle a été saisie lorsque cela se produit.

La fonction de contournement des tâches est toujours disponible pour les opérateurs. Elle n'est disponible pour un administrateur que si vous activez l'option Permettre le chevauchement des tâches dans son profil. Si le système détermine qu'un contournement de tâche est nécessaire pour déclarer l'absence, cliquez sur Contournement ou sur Oui pour déclarer l'absence ou apporter des corrections aux informations relatives à celle-ci.

Motif de contournement	Description
La tâche sera déclarée avec la mention Aucun suppléant requis	La capacité de dotation interne (CDI) n'est pas atteinte. Les durées minimales de tâches (DMT) ne sont pas atteintes. Le nombre d'unités de travail des suppléants (UAS) est dépassé.
La tâche sera déclarée comme affectée automatiquement	Un suppléant est automatiquement disponible.
Le suppléant précisé ne peut pas être affecté	Le profil du suppléant ne comporte pas le lieu de travail. Le profil du suppléant ne comporte pas le corps d'emploi. Le suppléant n'est pas inscrit. Le suppléant est temporairement indisponible. Le suppléant n'est pas disponible pour les nouvelles tâches. Le suppléant n'a pas de disponibilité quotidienne pour la tâche. Les validations sont effectuées pour le suppléant précisé en fonction des paramètres définis dans l'onglet Paramètres - Tâches.
La tâche ne sera pas déclarée en raison du nombre maximum d'absences	Le motif a dépassé la limite du lieu de travail quant au nombre d'absences signalées pour un jour donné.
La tâche ne sera pas déclarée en raison des soldes de motifs	Le solde de motifs pour cet employé et le motif d'absence sont à zéro.