Recherche de tâches/rapports

Créer et exporter un rapport de recherche de tâches

1. Depuis Administrateur, choisissez Recherche de tâches/rapports.

2. Définissez les critères de votre rapport, puis cliquez sur Recherche.
3. Cliquez sur Créer un rapport.
4. Sélectionnez les informations que vous souhaitez inclure dans le rapport.
5. Cliquez sur Afficher rapport.
6. Si vous souhaitez exporter les données, cliquez sur Exporter.
7. Choisissez le Type d'exportation et le Format.
8. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Cliquez sur Exécuter maintenant pour créer un fichier texte.
   • Cliquez sur Exportation détaillée pour créer un fichier xls.
9. Vérifiez et enregistrez le fichier téléchargé.

Gérer les détails de la tâche

Le paramétrage a une incidence sur la disponibilité des informations détaillées sur les tâches. Les paramètres du système déterminent la durée pendant laquelle les informations sur les tâches sont sauvegardées et disponible pour les rapports. Les informations ne sont pas disponibles une fois que le nombre de jours indiqué dans les champs Nombre de jours à conserver les tâches terminées, Nombre de jours à conserver les tâches annulées et Nombre de jours à conserver l'Information des appels est passé.

Examinez et modifiez les détails d'une tâche, créez des rapports détaillés sur la tâche, obtenez des détails de la dotation de la tâche, répartir la tâche, interrompre l'appel sur une tâche et réinitialisez l'enregistrement de la tâche à ses informations par défaut. Le statut de la tâche détermine les autres actions possibles et les éléments détaillés de la tâche qui peuvent être modifiés.

1. Depuis Administrateur, choisissez Recherche de tâches/rapports.

2. Définissez les critères de votre rapport, puis cliquez sur Recherche.
3. Cliquez sur le numéro de la tâche à afficher.
4. Si vous apportez des modifications, cliquez sur Sauvegarder.

Appels sortnats

Commencer les appels sortants rouvre une tâche et affiche une tâche présentant un statut Arrêté, Non doté ou ASR (Aucun suppléant requis) pendant une période d'appel.

Si vous n'avez pas arrêté l'appel relatif à la tâche, vérifiez avec l'opérateur du système avant de rouvrir la tâche.

Arrêter les appels sortants permet d'arrêter et d'afficher les tâches présentant un statut Ouvert et qui sont actuellement en période d'appel.

Annulations

Annuler la tâche est disponible pour toutes les tâches. Si la tâche est active, choisissez Oui ou Non pour les options suivantes :

• Appeler le suppléant annulé?
• Envoyer une notification au suppléant annulé?

Vérifier les tâches

Vous ne pouvez vérifier que les tâches au statut Terminé. Après avoir vérifié une tâche, seul un opérateur peut y apporter des modifications. Vous pouvez vérifier les tâches de deux façons :

• Depuis la page Détails des tâches :
  1. Cliquez sur Vérifier tâches terminées.
• Depuis la page Recherche de tâches :
  1. Choisissez Terminé comme Statut de la tâche dans les critères de recherche, puis cliquez sur Recherche.
  2. Cliquez sur Fixer Tous à Vérifier.
  3. Cliquez sur Sauvegardé Vérifié.

Si le Temps travaillé du suppléant dépasse la valeur maximale, l'autorisation de chevauchement de la tâche détermine les étapes suivantes pour l'utilisateur :

• Si l'utilisateur dispose d'une autorisation de chevauchement de tâches, il peut :
  • Choisir de définir le temps travaillé du suppléant à la valeur maximale à déclarer.
  • Vérifier la tâche avec la valeur dépassée.
• Si l'utilisateur n'a pas l'autorisation de chevauchement de la tâche, il doit modifier le temps travaillé pour qu'il soit égal ou inférieur à la valeur maximale à déclarer.

Suppléants

Vous pouvez modifier le suppléant affecté ou précisé dans cette section.

Si l'option Permettre le chevauchement des tâches est activé dans le profil de l'administrateur, le système n'effectue pas les contrôles normaux.

1. Dans la section Suppléant affecté ou Suppléant demandé, entrez le code d'utilisateur du suppléant ou cliquez sur Recherche par nom pour effectuer une recherche par nom.
2. Cliquez sur Sauvegarder.
3. Saisissez les instructions textuelles pour indiquer le texte que le système fait entendre au suppléant par téléphone.
4. Cliquez sur Ajouter un fichier pour joindre des fichiers pour le suppléant ou l'administrateur.

Modifier les tâches ayant Aucun suppléant requis

Les administrateurs et les opérateurs disposant du droit de modifier les tâches sur leur profil peuvent modifier les tâches actives et les tâches terminées Aucun suppléant requis. Lorsque vous affectez ou précisez un suppléant pour une tâche dont le statut est Aucun suppléant requis, le statut de la tâche change comme suit :

Une tâche sans aucune règle de recherche applicable est définie comme ASR - Aucun suppléant permis. Vous ne pouvez pas passer le statut de cette tâche à Ouvert. Vous pouvez affecter un suppléant et le statut de la tâche passe à Actif.

Détails relatifs à la dotation de la tâche

Utilisez cette option pour revoir les informations d'appel relatives à la tâche. Vous pouvez configurer le nombre de jours de conservation des informations d'appel dans l'onglet Paramètre - Configuration.

1. Cliquez sur Détails de la tâche.
2. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Cliquez sur Créer un rapport.
   • Cliquez sur Exporter vers Excel.

Répartir une tâche

Utilisez cette option pour répartir la tâche d'une ou plusieurs journées en nouveaux segments de tâche et ajouter ou modifier les affectations de suppléants pour chaque segment de tâche. Les employés et les suppléants reçoivent une notification par courriel lorsqu'une absence est répartie. Les suppléants reçoivent également une notification lorsque vous les ajoutez ou les supprimez d'une tâche. La tâche d'origine conserve le numéro de tâche et les nouveaux segments de tâche générés par cette répartition reçoivent de nouveaux numéros de tâche et vous pouvez apporter d'autres modifications précises à ces nouvelles tâches .

Pour les tâches de plusieurs jours, il existe deux options :

• Séparer la tâche - Cette option permet de diviser des jours précis de la tâche de l'absence initiale.
• Divisé à partir de - Cette option permet de séparer la tâche à partir du jour sélectionné.

Le système affiche diverses alertes avant et pendant le processus de répartition de tâche, afin de s'assurer que les utilisateurs du système sont conscients de l'action de répartition en cours sur une tâche. Lorsque vous répartissez une tâche, le système affiche un aperçu des nouveaux segments.

1. Cliquez sur Répartition de la tâche.
2. S'il s'agit d'une tâche de plusieurs jours, sélectionnez les éléments suivants :
   • Le champ Séparer la tâche sur l'en-tête de la colonne permet de répartir tous les jours. Sinon, sélectionnez le champ Diviser à partir de sur chaque jour individuellement.
   • Les champs Diviser à partir de sur les jours permettent de créer de nouveaux segments.
3. S'il s'agit d'une tâche d'une seule journée, effectuez l'une des actions suivantes :
   • Utilisez le curseur pour définir les durées des tâches.
   • Sélectionnez l'heure de début ou de fin, et saisissez manuellement les heures. Sélectionnez la touche Tabulation pour créer les deux segments.
4. Cliquez sur Continuer.
5. Pour chaque segment, cliquez sur Modifier le suppléant.

6. Saisissez le code d'utilisateur du suppléant ou cliquez sur Recherche par nom pour effectuer une recherche par nom.

   

   Vous pouvez laisser ce champ vide et désigner un suppléant ultérieurement.

7. Cliquez sur Confirmation.
8. Cliquez sur Terminé.

En ce qui concerne les tâches de plusieurs jours, vous pouvez utiliser conjointement les options Séparer la tâche et Diviser à partir de pour répartir une tâche.