Listes prioritaires

Les listes prioritaires contrôlent l'ordre dans lequel les suppléants reçoivent les appels, donnent la priorité à certains suppléants par rapport à d'autres et déterminent l'ordre dans lequel les tâches sont proposées soit par le biais du navigateur Internet, soit par appel entrant, soit par appel sortant. Ces listes permettent au système de trouver le suppléant le plus qualifié, conformément aux politiques, pour chaque tâche. En général, les suppléants figurant sur les listes de priorités reçoivent des appels avant que la configuration de leur profil ne soit prise en compte. Un suppléant peut être placé sur un lieu, un groupe de lieux ou sur la liste préférée d'un employé.

Les employés ne peuvent pas tenir à jour les listes de priorités, ce sont donc les administrateurs et les opérateurs qui doivent maintenir ces listes. Les administrateurs peuvent gérer les listes prioritaires et consulter les listes Ne pas utiliser et Affectation automatique.

Tous les suppléants ne doivent pas figurer sur les listes prioritaires. Seuls les suppléants qui se verront proposer le poste en premier devraient apparaître. Si vous avez trop de suppléants sur les listes prioritaires, le taux de dotation de tâches ne s'améliorera pas. Les suppléants doivent être affectés soit à un lieu, soit à un employé, mais pas aux deux.

Vous pouvez créer des listes de priorités pour un code de corps d'emploi, un site ou un employé en général. Le système appelle généralement les listes présentant des corps d'emploi en premier, avant les listes sans corps d'emploi . Nous recommandons de ne pas inscrire un suppléant sur une liste avec un corps d'emploi et une liste sans corps d'emploi.

Types de listes de priorités

Chaque type de liste de priorités remplit des fonctions spécialisées.

Ne pas utiliser - Listes actives et inactives

La liste Ne pas utiliser identifie les suppléants qui ne doivent pas se voir proposer ni attribuer des tâches sur un lieu donné ou pour un employé particulier. La liste s'applique à toutes les règles de recherche standard et personnalisées et à toutes les tâches qui nécessitent un suppléant. Ainsi, elle ne fait pas partie de la configuration des règles de recherche. Une liste Ne pas utiliser peut être active ou inactive. Le système utilise des listes actives pour le traitement des tâches. Les listes inactives sont destinées au suivi historique des entrées Ne pas utiliser pour un suppléant, un employé ou un lieu.

Un suppléant ne peut pas figurer simultanément sur la liste Ne pas utiliser active d'un lieu et sur d'autres listes de priorités pour le même lieu et le même corps d'emploi.

La seule exception est la spécification d'un suppléant. Si un appelant peut préciser un suppléant dans la liste Ne pas utiliser active, vous pouvez désactiver l'option Vérifier la liste Ne pas utiliser active dans l'onglet Paramètres - Tâches.

Si vous sélectionnez le champ pour activer ce paramètre, le système vérifie les listes Ne pas utiliser actives appropriées lors d'une demande. Si le nom du suppléant précisé apparaît, le système ne permettra pas de préciser ou d'avoir une entente avec ce suppléant.

Si vous laissez le champ non coché pour désactiver ce paramètre, le système ne vérifie pas les listes Ne pas utiliser actives lors d'une demande de suppléant. Le suppléant précisé sera appelé pour le poste, même s'il figure sur la liste Ne pas utiliser active pour ce lieu ou cet employé.

Liste Ne pas utiliser active

Vous pouvez imprimer une lettre de notification générée par le système, à envoyer à un suppléant dès qu'il est inscrit sur une liste Ne pas utiliser active. Accédez à cette lettre depuis la page Listes de priorités, et vous pourrez la modifier avant de l'imprimer.

En option, vous pouvez attribuer un motif à l'inscription d'un suppléant sur une liste Ne pas utiliser active. Créez et consultez la liste des motifs relatifs aux listes Ne pas utiliser actives dans Configuration du système, Motifs, Motifs relatifs aux listes Ne pas utiliser. Si les entrées Ne pas utiliser présente un motif associé, le système suit le nombre de fois qu'un suppléant a été inscrit sur une liste Ne pas utiliser pour un motif précis. Les entrées supprimées, qu'elles soient actives ou inactives, sont retirées du décompte des motifs d'un suppléant.

S'il est configuré, le système envoie un courriel d'alerte aux opérateurs désignés lorsqu'un suppléant atteint un seuil en termes de nombre de fois où il a reçu le motif Ne pas utiliser.

Les administrateurs qui peuvent modifier les listes Ne pas utiliser activées dans leur profil Administrateur peuvent modifier le statut des entrées d'actives à inactives.

Liste Ne pas utiliser inactive

Le système n'utilise pas les entrées de la liste Ne pas utiliser inactive pour déterminer si les suppléants sont qualifiés pour des tâches. Ces entrées constituent un journal historique des entrées Ne pas utiliser.

Liste des affectations automatiques

Cette liste est destinée aux lieux ayant des suppléants permanents qui doivent être affectés avant que d'autres suppléants ne soient appelés. Vous pouvez ajouter ou supprimer cette liste dans la configuration des règles de recherche.

Elle attribue des suppléants aux premières tâches créées pour un lieu par jour. Le nombre de tâches attribuées aux suppléants de la liste des affectations automatiques dépend du nombre de suppléants de cette liste. Le système n'appelle pas ces suppléants au sujet de ces tâches. Au lieu, les suppléants doivent appeler ou se connecter au système chaque jour pour connaître les tâches qui leur sont affectées. Lorsqu'une tâche nécessitant un suppléant est déclarée, le système vérifie la liste des affectations automatiques du lieu pour trouver un suppléant disponible.

• Si un suppléant figurant sur la liste pour ce lieu est disponible, le système affecte ce suppléant à la tâche et informe le créateur de l'absence que la tâche a été affectée depuis la liste des affectations automatiques.
• Si aucun suppléant n'est disponible dans cette liste, le système crée la tâche au statut Ouvert et suit ses procédures normales pour trouver un suppléant ou permettre qu'un suppléant soit précisé ou ayant une entente à l'avance. La liste des affectations automatiques peut remplacer les paramètres qui permettent de mobiliser ou de prévenir des suppléants.

Vous pouvez modifier l'ordre des listes de règles de recherche pour que la liste des affectations automatiques précède la liste des suppléants précisés. Si, dans la liste des affectations automatiques, un suppléant est disponible pour le lieu de la tâche, le système ne tient pas compte d'un éventuel suppléant précisé. Toutefois, l'opérateur du système peut annuler l'affectation d'un suppléant issu d'une affectation automatique.

Si un suppléant affecté depuis la liste des affectations automatiques annule la tâche, le système affecte celle-ci au prochain suppléant disponible de la liste des affectations automatiques, à moins que ce suppléant n'ait déjà été affecté à cette tâche. Si aucun autre suppléant n'est disponible dans la liste des affectations automatiques pour ce lieu, le système laisse la tâche ouverte et suit ses procédures normales pour trouver un suppléant pour la tâche.

La liste des affectations automatiques est utilisée avant de considérer la capacité de dotation interne du lieu.

Liste préférée

Cette liste identifie les suppléants qui sont préférés pour un employé, un lieu ou un groupe de lieux. Les listes préférées peuvent comporter un corps d'emploi précis ou être sans corps d'emploi. Les règles de recherche déterminent l'ordre des Listes prioritaires. Le système vérifie d'abord les listes de priorités spécifiques au corps d'emploi pour tenter de les faire correspondre au corps d'emploi de la tâche.

La gestion des listes prioritaires des employés peut entraîner une saisie de données considérable. Si vous décidez de les utiliser, nous vous recommandons de limiter le nombre de suppléants autorisés sur la liste.

Liste personnalisée

Les opérateurs peuvent créer des listes personnalisées et les insérer dans des règles de recherche pour identifier des suppléants dans des circonstances spécifiques.Une liste personnalisée peut inclure des suppléants non qualifiés qui recevront les appels en dernier dans les règles de recherche, après la liste générale.

Page Listes de priorités

Cet écran vous permet de rechercher, d'examiner, de modifier, de supprimer, d'ajouter un suppléant à une liste de priorités et de créer des rapports sur les listes de priorités. Depuis Administrateur, choisissez Listes prioritaires.

Ajouter une liste de priorités

1. Cliquez sur Nouveau.
2. Saisissez le code d'utilisateur du suppléant ou cliquez sur Recherche par nom.
3. Choisissez le type de liste dans Liste de.
4. Choisissez le lieu de travail de l'employé, entrez le code d'utilisateur de l'employé ou cliquez sur Recherche par nom.
5. Saisissez une sous-liste et un niveau.
6. Cliquez sur Sauvegarder.

Modifier une liste de priorités

1. Définissez les critères et cliquez sur Rechercher.
2. Cliquez sur le nom du suppléant.
3. Mettez à jour les champs souhaités
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Créer des rapports sur les listes de priorités

1. Définissez les critères et cliquez sur Rechercher.
2. Cliquez sur Créer un rapport.
3. Saisissez un titre pour le rapport.
4. Cliquez sur Nouvelle page sur Tri principal.
5. Cliquez sur Afficher le rapport.

Listes Ne pas utiliser actives

Pour ces listes, il existe des options supplémentaires permettant de désactiver la liste et d'imprimer une lettre.

Le nombre de motifs Ne pas utiliser d'un suppléant se calcule comme suit :

• Total des entrées Ne pas utiliser actives et inactives par motif. Les entrées Ne pas utiliser supprimées, actives ou inactives, ne sont pas comptabilisées.

Pour désactiver une liste, sélectionnez le champ Rendre inactif, puis cliquez sur Rendre inactif.

Pour imprimer une lettre de notification à l'intention du suppléant afin de l'informer de son inscription sur une liste Ne pas utiliser active, sélectionnez le champ Imprimer, puis cliquez sur Imprimer.