Approbation d'absences

Cette fonction permet au système d'exiger l'approbation d'absences sélectionnées sur la base de Motifs. Tous les profils d'opérateurs peuvent créer des absences pour des motifs configurés afin d'exiger une approbation, d'approuver ou de refuser les demandes d'approbation d'absence, et de modifier les informations relatives à l'approbation des absences.

Vous devez configurer les profils Administrateur pour l'approbation des absences sur la page Accès au menu :

• L'autorisation Afficher/modifier permet d'approuver ou de refuser les demandes d'approbation des absences et de modifier les informations relatives à l'approbation des absences dans le système. Les administrateurs disposent d'un niveau d'approbation qui détermine le niveau des demandes d'approbation des absences que l'administrateur peut approuver, refuser ou modifier.
• Le droit d'accès Affichage uniquement permet de consulter les demandes d'approbation des absences et d'ajouter des commentaires sur l'enregistrement de la demande d'approbation des absences.

Le système achemine automatiquement la demande d'absence aux approbateurs désignés dans celui-ci. Les opérateurs et les administrateurs reçoivent une notification sur leur page d'accueil lorsque des demandes d'approbation sont soumises dans le système pour leur niveau d'approbation. En outre, ils peuvent accéder à la page d'approbation des absences pour approuver ou refuser les demandes, revoir les informations récapitulatives ou ajouter/voir les commentaires d'approbation associés à la demande.

Plusieurs fonctionnalités du système doivent être configurées pour que l'approbation des absences soit opérationnelle dans celui-ci.

Si la fonctionnalité d'approbation des absences est désactivée, les options de menu liées à celle-ci ne s'affichent pour aucun utilisateur.

Configurer les paramètres du système

1. Depuis Paramètres, sélectionnez Tâches.
2. Sélectionnez Exiger pour certains motifs les motifs sélectionnés.
3. Remplissez les champs selon les besoins pour effectuer l'une des opérations suivantes :
   
   • Saisissez le nombre d'heures avant le début de la tâche pour empêcher la saisie de la demande d'absence si l'heure de début de la tâche est inférieure au nombre d'heures.
   • Permettre aux suppléants d'accepter des tâches dont les demandes sont en attente.
   • Ignorer le processus d'approbation lorsque les administrateurs créent des demandes.
   • Exiger des commentaires pour les demandes d'absence.
   • Inclure les tâches ouvertes, actives et terminées dans les exportations des approbations en attente.
   • Exclure les tâches en attente d'approbation dans les exportations manuelles.
4. Cliquez sur Sauvegarder.
5. Depuis Paramètres, sélectionnez Communications.
6. Sélectionnez les champs nécessaires dans la section Approbation d'absences pour définir les conditions d'envoi des courriels de notification par le système.
7. Cliquez sur Sauvegarder.

Configurer les motifs

1. Depuis Configuration du système, sélectionnez Motifs. Sélectionnez Absence/Combler un besoin.
2. Sélectionnez Exige une approbation.
3. Sélectionnez le niveau pour déterminer les administrateurs qui peuvent approuver les demandes d'absence.

Configurer les administrateurs

Les profils d'opérateur système disposent automatiquement de tous les droits d'accès d'affichage/de modification des approbations d'absences. Tous les opérateurs présentent un niveau d'approbation de 10, qui est le niveau d'approbation le plus élevé.

Lorsqu'un opérateur ou un administrateur crée une absence, puis modifie le motif de l'absence en attribuant un nouveau motif qui nécessite une approbation, la tâche repasse au statut « en attente d'approbation ».

Les administrateurs de lieu de travail doivent configurer les autorisations d'approbation des absences sur la page Accès au menu. Les administrateurs peuvent être configurés avec des droits d'affichage uniquement ou avec des droits d'affichage/modification. Les droits de modification permettent d'attribuer un niveau d'approbation à l'administrateur. Le niveau détermine les demandes d'approbation des absences qu'un administrateur peut approuver, refuser et modifier.

1. Suivez les étapes pour configurer le profil administrateur sur la page Accès au menu.
2. Sélectionnez les droits d'accès de l'administrateur :
   • La fonction Afficher/modifier permet aux administrateurs d'approuver ou de refuser les demandes d'absence et de modifier les informations relatives aux demandes d'absence. Le champ Modifier permet d'activer le champ Niveau .
   • La fonction d'affichage seul permet aux administrateurs d'examiner ou de surveiller les demandes d'absence, mais pas de les approuver ni de les refuser.
3. Cliquez sur Sauvegarder.

Page d'approbation des absences

Vous pouvez accéder à la page d'approbation des absences de deux façons :

• La page d'accueil affiche un message d'approbation d'absences en attente lorsqu'il existe des demandes d'approbation des absences pour le niveau d'approbation de l'administrateur. Le message indique le nombre de demandes en attente d'approbation. Cliquez sur Approbation des absences dans la notification.
• Depuis Administrateur, sélectionnez Approbation des absences.

Les administrateurs peuvent valider ou refuser des approbations d'absences et consulter l'historique des actions relatif à une demande.

Pour que l'absence passe par le processus d'approbation complet, il faut qu'un administrateur dispose d'un droit d'approbation à chaque niveau. Le premier chiffre du champ Niveau représente le niveau des approbations obtenues pour la demande et le second chiffre représente le niveau d'approbation requis pour la demande.

Par exemple, un niveau 1/3 indique que la demande d'absence nécessite une approbation de niveau 3, et que seule une approbation de niveau 1 a été obtenue. Cliquez sur Niveau pour afficher la page Historique d'approbation des absences relatives à la demande. La page d'historique contient des informations supplémentaires sur les actions effectuées en lien avec cette demande et permet d'ajouter des commentaires aux informations de l'historique.

Page d'historique d'approbation des absences

Vous pouvez accéder à l'historique des approbations de deux manières :

• Cliquez sur le champ Niveau de l'élément dans la liste Approbation des absences.
• Cliquez sur le numéro de la tâche de l'élément dans la liste Approbation des absences, puis sur la valeur Statut d'approbation .

Courriels

Lorsqu'une demande d'approbation d'absence est soumise, partiellement approuvée, approuvée ou refusée, l'employé reçoit une notification par courriel. Les administrateurs reçoivent une notification par courriel lorsqu'une demande d'absence est soumise pour leur niveau d'approbation.

Rapports

1. Accédez à la page Approbation des absences.
2. Si vous le souhaitez, définissez des critères et cliquez sur Rechercher.
3. Cliquez sur Créer un rapport.
4. Saisissez les critères du rapport.
5. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Cliquez sur Afficher rapport pour ouvrir le rapport.
   • Cliquez sur Sauvegarder rapport pour créer un fichier.
   • Cliquez sur Sauvegarder et voir pour créer un fichier et ouvrir le rapport.

Statut de la tâche

• Demande d'approbation annulée - Les demandes d'approbation sont automatiquement annulées lorsqu'une tâche annulée. C'est le seul moyen d'annuler une demande.
• Demande d'approbation refusée - Les refus de demande annulent automatiquement la tâche associée. L'historique de la demande est conservé dans le journal de l'historique et les détails de la tâche peuvent être consultés.