Contrôle des lignes téléphoniques

Le contrôle des lignes téléphoniques vous permet de déterminer à quel moment les appels sont passés aux suppléants. Lors de la mise en œuvre de votre système, chaque ligne téléphonique est configurée comme entrante ou sortante. Cette configuration détermine quelles lignes téléphoniques sont disponibles pour la déclaration des absences et l'appel des suppléants, par rapport au nombre de lignes téléphoniques dédiées à l'appel des suppléants pour les tâches :

• Les lignes entrantes reçoivent des appels téléphoniques pour déclarer des absences ou pour que les suppléants recherchent des tâches ouvertes, examinent les affectations ou modifient les profils. La compagnie de téléphone configure ces lignes dans un « groupe de recherche » où un seul numéro de téléphone est distribué aux utilisateurs, quel que soit le nombre de lignes téléphoniques existantes. Lorsqu'une ligne est occupée, l'appel entrant est transféré sur la prochaine ligne téléphonique disponible. Un signal d'occupation ne retentit que lorsque toutes les lignes entrantes sont utilisées.

• Les lignes sortantes permettent de passer les appels aux suppléants aux heures prévues pour ce jour de la semaine. Les lignes sortantes ne sont pas configurées dans un groupe de recherche avec elles-mêmes ni avec les lignes entrantes. Ne distribuez pas les numéros de téléphone des lignes sortantes aux utilisateurs. Bien que ces numéros puissent apparaître sur l'identifiant de l'appelant, les utilisateurs ne peuvent pas appeler le système en composant le numéro d'une ligne désignée comme sortante. Cette activité est enregistrée comme une erreur dans le journal d'activités.

• Les lignes peuvent être à la fois entrantes et sortantes, mais le fait d'avoir des lignes avec ce statut augmente l'utilisation des lignes.

Configuration des lignes téléphoniques

Ajouter des lignes téléphoniques

1. Depuis Téléphone, sélectionnez Lignes téléphoniques. Choisissez Configuration.

2. Cliquez sur Nouveau.

3. Choisissez le numéro de la ligne et le statut.

4. Sélectionnez les jours et entrez les heures de fonctionnement de la ligne. Sélectionnez Toute la journée pour une disponibilité 24 heures sur 24 lors des jours sélectionnés.

5. Cliquez sur Sauvegarder.

Modifier/supprimer des lignes téléphoniques

1. Depuis Téléphone, sélectionnez Lignes téléphoniques. Choisissez Configuration.

2. Choisissez le statut, puis cliquez sur Recherche.

3. Modifiez les champs si nécessaire.

4. Cliquez sur Sauvegarder.

5. Pour supprimer une ligne, sélectionnez l'enregistrement, puis cliquez sur Supprimer.

Appels quotidiens

Cette page permet de contrôler à quel moment le système passe des appels aux suppléants :

• Début des tâches d'aujourd'hui affiche les heures d'appel du matin pour les tâches de la journée en cours. Aucune heure de fin n'est définie pour les appels du matin. Au lieu de cela, les appels s'arrêtent en fonction des configurations que vous avez définies sur la page Paramètres - Général.

• Début des tâches futures et Fin des tâches futures affichent les heures de l'appel du soir. Le système effectue des appels pendant cette période pour les tâches des jours à venir en fonction des configurations que vous avez définies sur la page Paramètres - Tâches. Les heures du soir comprennent les appels en cas de jours fériés. Si plusieurs jours fériés se suivent, les appels sont effectués chaque nuit, que le lendemain soit un jour férié, une fin de semaine ou un jour ouvrable.

Préfixe de numérotation

Cette page affiche les préfixes enregistrés dans le système. Les préfixes par défaut s'affichent en premier, puis les autres préfixes triés par numéro de téléphone.

Il existe deux préfixes par défaut :

• Le préfixe Appel local par défaut est utilisé devant tous les numéros de téléphone locaux qui ne correspondent pas à d'autres entrées de la liste des préfixes téléphoniques d'appels sortants. C'est la valeur par défaut pour tous les numéros locaux. S'il n'existe aucune entrée correspondante dans la liste des préfixes téléphoniques d'appels sortants pour un numéro local à 7 ou 10 chiffres, mais qu'il existe un préfixe de numérotation dans Appel local par défaut, ce préfixe sera utilisé lors de la numérotation. Par exemple : 9,. La virgule après le 9 indique une pause de 2 secondes avant de composer le reste du numéro.

• Le préfixe Appel interurbain par défaut est utilisé devant tous les numéros de téléphone interurbains qui ne correspondent pas à d'autres entrées de la liste des préfixes téléphoniques d'appels sortants. Il s'agit du préfixe utilisé par défaut pour les numéros à 11 chiffres. S'il n'existe aucune entrée correspondante dans la liste pour les numéros à 11 chiffres à appeler, mais qu'il existe un préfixe dans Appel interurbain par défaut, ce préfixe sera utilisé lors de la numérotation. Par exemple : 9, 1. La virgule indique une pause de 2 secondes avant de composer le reste du numéro.

Si les valeurs par défaut ne s'appliquent pas, saisissez de nouveaux préfixes dans les cas suivants :

• Si les lignes téléphoniques passent par un commutateur téléphonique, tel qu'un autocommutateur, où le système doit accéder à une ligne réseau.

• Si vous avez accès à des lignes téléphoniques spéciales dédiées aux appels interurbains ou régionaux qui nécessitent une séquence de numéros, vous pouvez, dans cette séquence, désigner les valeurs à utiliser pour ces indicatifs régionaux et les communications qui n'utilisent pas les préfixes par défaut.

Les entrées de la liste de préfixes peuvent être constituées d'une combinaison d'une valeur d'appel interurbain (1), d'un indicatif régional et d'une zone d'appel (trois premiers chiffres du numéro de téléphone à 7 chiffres), indiquant une numérotation à 7, 10 ou 11 chiffres. Par exemple, si vous habitez à Dallas (indicatif régional 972) et que vous souhaitez composer un numéro de Fort Worth (indicatif régional 817), pour éviter les frais d'appel interurbain ou tirer parti des appels régionaux, désignez les indicatifs régionaux (817) comme prioritaires, afin de composer le « 8 » avant tous les autres numéros de l'indicatif régional (817).

Le système sélectionne le préfixe à utiliser dans la séquence suivante :

Ajouter de nouveaux préfixes

1. Depuis Téléphone, sélectionnez Lignes téléphoniques. Sélectionnez Préfixe de numérotation.

2. Cliquez sur Nouveau.

3. Complétez les champs selon vos besoins :

   • Saisissez 1 pour l'indicateur d'appel interurbain.

   • Saisissez l'indicatif régional à trois chiffres.

   • Saisissez la zone d'appel à trois chiffres. Ce champ vérifie le numéro de rappel pour sélectionner le préfixe approprié.

   • Saisissez le préfixe de numérotation que le système entre avant de composer le numéro de téléphone. Il peut comporter jusqu'à onze caractères et inclure des virgules pour indiquer une pause dans la composition du reste des numéros. Chaque virgule correspond à une pause de deux secondes.
     Note: Si vous n'utilisez pas la fonction Inclure l'indicatif régional du domicile dans les paramètres du système et qu'il existe un préfixe de numérotation pour l'indicatif régional du domicile, le système utilise le préfixe de numérotation même si l'indicatif régional n'est pas composé.

4. Cliquez sur Sauvegarder.

Gérer les préfixes

1. Depuis Téléphone, sélectionnez Lignes téléphoniques. Sélectionnez Préfixe de numérotation.

2. Cliquez sur le numéro de téléphone à modifier.

3. Mettez à jour le préfixe de numérotation.

4. Cliquez sur Sauvegarder.

5. Pour supprimer un préfixe, sélectionnez l'enregistrement, puis cliquez sur Supprimer.

Arrêt de l'activité

Cette page permet de configurer une période d'arrêt temporaire. Ces lignes ne permettent pas de :

• Répondre aux appels entrants.

• Utiliser les lignes sortantes.

Cette fonctionnalité peut être utilisée pour la fermeture d'une école, par exemple en cas de mauvais temps ou de grève syndicale. La plupart du temps, en exploitation normale, il n'y a pas de périodes d'arrêt.

Ajouter des périodes d'arrêt

1. Depuis Téléphone, sélectionnez Lignes fermées. Sélectionnez Ligne fermée.

2. Cliquez sur Nouveau.

3. Sélectionnez la ligne et saisissez la plage de dates et l'heure de l'arrêt.

4. Cliquez sur Sauvegarder.

Supprimer des périodes d'arrêt

1. Depuis Téléphone, sélectionnez Lignes fermées. Sélectionnez Ligne fermée.

2. Cliquez sur Supprimer.