Cette fonctionnalité vous permet d'importer des informations sur les profils depuis d'autres systèmes et d'exporter des informations sur les tâches vers d'autres bases de données ou applications. Cette fonction se compose des éléments suivants. Utilisez l'importation pour ajouter de nouveaux enregistrements, modifier des enregistrements existants ou supprimer des enregistrements de la base de données. Exportez les informations sur les tâches pour mettre à jour d'autres systèmes informatiques avec les informations sur les congés des employés et les informations sur la paie des suppléants.
Vous pouvez définir le nombre de jours de conservation des journaux d'importation/exportation. Depuis Paramètres, sélectionnez Configuration. Saisissez le nombre de jours dans le champ Nombre de jours à conserver les journaux importer/exporter.
Importation sur demande
Utilisez cette méthode si vous devez exécuter une transaction d'importation unique :
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Depuis Opérations du système, sélectionnez Importer/exporter. Sélectionnez Importation sur demande.
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Choisissez le format, puis cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier à importer.
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Cliquez sur Exécuter maintenant.
Méthode transactionnelle
Vous pouvez programmer l'importation et l'exportation de données à l'aide de la méthode transactionnelle. En voici quelques exemples :
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Importer des informations sur les employés et les suppléants, telles que les nouvelles recrues ou les employés ayant cessé leur fonction.
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Importer des informations du système, telles que des lieux, des corps d'emploi et des codes budgétaires.
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Exporter des informations relatives aux absences et aux suppléants, comme la création et la mise à jour des enregistrements de tâche.
Enregistrement d'importation
Les fichiers d'importation peuvent être des fichiers séparés pour chaque type de fichier ou ils peuvent contenir plusieurs types d'enregistrements. Selon la programmation, la fonction d'importation vérifie le dossier et traite les fichiers détectés dans ce répertoire. Une fois le fichier traité, il est supprimé. Le journal d'activités du système enregistre les mises à jour réussies de la base de données.
Paramètre Importation indulgente
Ce paramètre au niveau du système est établi lors de la configuration du système et permet aux conseils scolaires de contrôler la manière dont les enregistrements d'importation sont traités :
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OFF (désactivé) : si vous importez un enregistrement d'ajout, mais que les champs majeurs de l'enregistrement figurent déjà dans le système, l'importation échoue. Si vous importez un enregistrement de modification, mais que les champs majeurs n'existent pas, l'importation échoue.
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ON (activé) : si vous importez un enregistrement d'ajout, mais que les champs majeurs de l'enregistrement figurent déjà dans le système, il est traité comme un enregistrement de modification. Si vous importez un enregistrement de modification, mais que les champs majeurs n'existent pas, l'importation est traitée comme un enregistrement d'ajout.
Enregistrement d'exportation
Les enregistrements de tâches s'ajoutent à un fichier temporaire et s'inscrivent dans le chemin spécifié sur la programmation transactionnelle uniquement lorsque le nom du fichier n'existe pas. L'utilisation des enregistrements de tâches exportés dans d'autres systèmes informatiques peut impliquer des tâches telles que :
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Traduire les codes en codes utilisés sur le système informatique hôte.
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S'assurer que le code budgétaire correct est attribué.
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Déterminer le taux de rémunération d'un suppléant.
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Déterminer le nombre de jours consécutifs travaillés.
Les transactions sont transmises à l'ordinateur hôte dès qu'une modification est apportée à un enregistrement de tâche. Vous pouvez utiliser le numéro de tâche et la date de début pour déterminer si le système doit remplacer ou insérer l'enregistrement.
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Si la tâche est au statut Ouvert ou Actif, vous pouvez remplacer l'enregistrement de la tâche en fonction du numéro de tâche.
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Si la tâche est au statut Terminé ou Vérifié, vous devez utiliser le numéro de la tâche et la date de début pour déterminer quand insérer ou mettre à jour l'enregistrement.
Importations/exportations programmées
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Depuis Opérations du système, sélectionnez Importer/Exporter. Choisissez Importation/exportation prévues.
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Pour programmer une importation ou une exportation, cliquez sur Nouvelle importation ou Nouvelle exportation.
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Pour une importation, remplissez les champs et saisissez la fréquence dans planifier chaque.
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Pour une exportation, remplissez les champs et choisissez ensuite la Fréquence :Dans le cas d'une transaction, saisissez la fréquence dans planifier chaque.Pour Programmer un bloc horiare, remplissez les champs afin de créer un calendrier pour l'exportation.
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Cliquez sur Sauvegarder.
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Pour supprimer une importation ou une exportation programmée, sélectionnez l'enregistrement, puis cliquez sur Supprimer.
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Pour modifier des informations, cliquez sur le genre et apportez les modifications nécessaires.
Liste traitée d'importations/exportations
L'onglet Traitées permet d'accéder à la liste des importations et des exportations qui ont déjà été traitées. Le paramètre Nombre de jours à conserver les journaux Importer/Exporter: dans l'onglet Paramètres - Configuration détermine la durée pendant laquelle les enregistrements restent dans la liste.
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Depuis Opération du système, sélectionnez Importer/exporter. Sélectionnez Liste traitée d'importations/d'exportations.
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Sélectionnez la plage de dates, puis cliquez sur Résultat de la recherche.
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Cliquez sur le genre d'enregistrement d'importation/exportation que vous souhaitez consulter.