Profil de suppléant

Les suppléants sont les seuls utilisateurs qui peuvent se voir affecter des tâches. Pour y accéder, il faut que le profil du suppléant soit Actif.

Complétez le profil en utilisant les options du menu Suppléant :

1. Depuis Administrateur, sélectionnez Recherche de profil/rapports. Choisissez Suppléant.
2. Définissez les critères et cliquez sur Recherche.
3. Cliquez sur le nom du suppléant pour afficher la page de son profil.

Horaire

1. Depuis Suppléant, choisissez Horaire.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Sélectionnez les jours où le suppléant est disponible pour travailler.

4. Saisissez l'heure de début et l'heure de fin correspondant à l'intervalle pendant lequel le suppléant est disponible pour des tâches et ne sera donc pas appelé par le système pour des tâches. Vous pouvez également sélectionner Toute la journée.

   

   Vous ne pourrez saisir les heures auxquelles le système n'appellera pas le suppléant que si vous activez le paramètre Permettre de modifier les heures d'appels dans l'onglet Paramètres - Suppléant.

Pour supprimer une horaire, sélectionnez l'enregistrement que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

Corps d'emploi

Ce paramètre indique les corps d'emploi pour lesquels le suppléant est qualifié ou disposé à travailler. Un suppléant qui ne présente aucun code de corps d'emploi dans son profil ne recevra pas de tâches, sauf si :

• Le système appelle depuis la liste générale, le paramètre La liste sans corps d'emploi, utiliser cette règle de recherche pour appeler les suppléants ayant au moins un corps d'emploi n'est pas sélectionné, et le profil indique qu'il souhaite être appelé depuis la liste générale.
• Le suppléant figure sur une liste prioritaire ou est précisé pour l'affectation.

Certaines situations uniques peuvent exiger l'absence de corps d'emploi sur un profil. Par exemple, un enseignant retraité peut ne vouloir faire de la suppléance que dans une zone déterminée et ne pas vouloir recevoir beaucoup d'appels téléphoniques. Si aucun corps d'emploi n'est saisi sur le profil, ce suppléant ne reçoit des appels que sur demande.

En outre, ce type de suppléant ne doit pas figurer sur une liste prioritaire ou indiquer qu'il peut recevoir des appels de la liste générale.

Ajouter un corps d'emploi

1. Depuis Suppléant, choisissez Corps d'emploi.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Saisissez le code ou sélectionnez un corps d'emploi.
4. Si vous le souhaitez, saisissez les éléments suivants :
   • Le Taux de salaire indique le salaire que le suppléant reçoit pour le corps d'emploi. Il remplace le taux de salaire figurant sur le profil.
   • Le Niveau détermine l'ordre d'appel du suppléant pour le corps d'emploi. Il remplace le niveau figurant sur la page Renseignements facultatifs.
5. Cliquez sur Sauvegarder.

Modifier un corps d'emploi

1. Depuis Suppléant, choisissez Corps d'emploi.
2. Sélectionnez le Corps d'emploi ou cliquez sur Choisir tous, puis cliquez sur Modifier.
3. Apportez les modifications nécessaires aux champs Taux de salaire et Niveau.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Lieux

Cela indique les lieux pour lesquels le suppléant travaille. Un suppléant sans lieu ne recevra aucune affectation, à moins qu'il ne figure sur une liste prioritaire ou qu'il soit identifié pour l'affectation.

1. Depuis Suppléant, choisissez Lieux de travail.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Saisissez le code ou sélectionnez un lieu.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Pour supprimer un lieu, sélectionnez l'enregistrement que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

Affectations

Utilisez cette page pour consulter des informations sur les affectations passées et futures du suppléant.

1. Depuis Suppléant, choisissez Affectations.
2. Sélectionnez les critères à inclure dans le rapport. Cliquez sur Autres options de recherche pour afficher des critères supplémentaires.
3. Cliquez sur Créer un rapport, puis saisissez un Titre de rapport et les détails du rapport.
4. Cliquez sur Afficher rapport.
5. Pour créer un fichier texte, cliquez sur Exporter.

Calendrier

1. Depuis Suppléant, choisissez Calendrier.
2. Cliquez sur le numéro de la tâche pour afficher les détails de la tâche pour ce jour ouvrable.

Statistiques

La page Statistiques affiche des informations sur les appels effectués vers le suppléant.

1. Depuis Suppléant, choisissez Statistiques.
2. La plage de dates correspond par défaut à la date du jour. Vous pouvez saisir une plage de dates et cliquer sur Recherche.

Certifications

Les certifications sont destinées à la collecte de données et sont imprimées sur les rapports de suppléants.

1. Depuis Suppléant, choisissez Certifications.
2. Cliquez sur Nouveau pour ajouter un nouvel enregistrement ou cliquez sur le Code pour afficher ou modifier un enregistrement existant.
3. Choisissez la certification. La date est facultative.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Pour supprimer une certification, sélectionnez l'enregistrement que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

Dates

Les dates peuvent inclure la date de naissance, la date d'embauche, la date de certification, la date de fin de contrat, etc. La configuration du code de date définit si la présence d'une date d'expiration sur le profil du suppléant.

1. Dans Suppléant, choisissez Dates.
2. Cliquez sur Nouveau pour ajouter un nouvel enregistrement ou cliquez sur le Code pour afficher ou modifier un enregistrement existant.
3. Choisissez le Nom et entrez la Date.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Pour supprimer des dates, sélectionnez l'enregistrement que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

Renseignements facultatifs

1. Depuis Suppléant, choisissez Renseignements facultatifs.
2. Complétez ou modifiez les champs selon les besoins.
3. Cliquez sur Sauvegarder.
   
   

N'utilisez pas le champ Permettre le chevauchement de tâches pour les suppléants actifs. Vous ne devez l'utiliser que pour créer des suppléants fictifs.

Le champ Niveau définit l'ordre dans lequel le suppléant reçoit un appel. Les suppléants présentant le numéro de niveau le plus bas reçoivent les appels en premier. Par exemple, si les appels sont effectués par ordre d'ancienneté, il indique un niveau d'ancienneté (date d'ancienneté). Le niveau peut également représenter un nombre permettant d'identifier le personnel certifié à appeler avant le personnel non certifié.

Unités de travail allouées permet de définir le nombre maximum d'unités de travail qu'un suppléant peut effectuer, après lequel ils ne pourront plus prendre de tâches supplémentaires. Saisissez 0 pour indiquer l'absence de limite. Saisissez la Date de début des unités de travail pour définir la date de réapprovisionnement des unités allouées. Sélectionnez l'Intervalle des unités de travail pour définir le délai de réapprovisionnement des unités allouées. Si vous ne précisez aucun intervalle, le suppléant ne reçoit qu'un seul groupe d'unités de travail.

Pour activer cette fonction, sélectionnez Limiter les suppléant au maximum d'unités de travail dans l'onglet Paramètres - Suppléant.

Listes prioritaires

Cette page permet d'ajouter ou de supprimer des suppléants de Listes prioritaires.

1. Depuis Suppléant, choisissez Listes prioritaires.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Complétez les champs selon vos besoins.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Pour supprimer un suppléant d'une liste prioritaire, sélectionnez l'enregistrement que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

Vous pouvez également cliquer sur Totaux, par motif Ne pas utiliser pour afficher tous les motifs actifs et inactifs associés au profil du suppléant. Les entrées supprimées ne comptent pas dans le total. Lorsque le total relatif au motif Ne pas utiliser d'un suppléant atteint le seuil d'alerte configuré pour ce motif, que ce soit par le biais d'une saisie manuelle ou d'une importation, les opérateurs configurés pour recevoir des alertes liées à ce seuil Ne pas utiliser reçoivent un courriel généré par le système.

Dates de non disponibilité

Ces dates représentent les périodes où le suppléant n'est pas disponible pour travailler.

L'indisponibilité n'a une incidence que sur les appels téléphoniques. Les suppléants peuvent appeler ou se connecter au système et accepter des tâches qui ont lieu à ces dates à tout moment.

Pour empêcher un suppléant de rechercher et d'accepter des tâches disponibles, désactivez l'option Disponible pour de nouvelles tâches dans le profil.

1. Depuis Suppléant, sélectionnez Dates de non disponibilité.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Complétez les champs selon vos besoins.Pour indiquer que le suppléant doit recevoir des appels pour des affectations futures pendant la plage de dates sélectionnée, sélectionnez Appel pour des affectations futures.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Pour supprimer les dates indisponibles d'un suppléant, sélectionnez l'enregistrement que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

Détails du rapport

1. Depuis Suppléant, sélectionnez Détails du rapport.
2. Sélectionnez les critères à inclure dans le rapport.
3. Cliquez sur Afficher le rapport pour obtenir un aperçu du rapport.
4. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir un nom et une description :
   • Cliquez sur Sauvegarder le rapport.
   • Pour consulter le rapport sauvegardé, cliquez sur Sauvegarder & Voir.
   • Pour programmer, cliquez sur Sauvegarder et programmer.

Acceptation automatique du suppléant

Utilisez cette page pour créer les paramètres d'acceptation automatique du suppléant.

1. Depuis Suppléant, choisissez Acceptation automatique.
2. Choisissez la fenêtre d'acceptation minimale.
3. Cliquez sur Oui pour Acceptation automatique.
4. Sélectionnez les Corps d'emploi pour définir les types d'affectations à accepter.
5. Cliquez sur Sauvegarder.

Suppléants fictifs

Créez des suppléants fictifs lorsque des situations exceptionnelles nécessitent un suppléant alors qu'un employé n'est pas absent. Créez un identifiant simulé avant de saisir les informations relatives à ce poste. Le champ Nom doit refléter les circonstances particulières afin que les informations apparaissent dans les rapports sur les tâches. Sélectionnez Permettre le chevauchement de tâches sur la page Renseignements facultatifs pour permettre la saisie de plusieurs tâches simultanées réalisées par un seul suppléant. En général, ces suppléants sont prévenus de l'affectation et ne doivent jamais être appelés par le RVI. Voici quelques exemples d'utilisation de cette fonctionnalité :

• Plusieurs classes fusionnées. Si un suppléant couvre trois salles de classe simultanément en les rassemblant au sein d'une grande salle d'étude, comblant ainsi trois absences d'employés, le suppléant sera affecté à l'absence d'un employé dans le système. Les absences restantes seraient attribuées à des suppléants fictifs parce que les absences doivent être enregistrées et qu'elles ont nécessité un suppléant.
• Un suppléant itinérant était nécessaire.
• Le poste a été pourvu par du personnel interne.