Profil d'employé

Les profils d'employés sont créés pour les postes à long terme, ou pour les suppléants sur une tâche de longue durée. Ces utilisateurs peuvent être absents. Les employés appellent le système pour s'inscrire. Pour s'inscrire, il faut appeler le système, prononcer le nom de l'employé et saisir un NIP. Pour y accéder, le profil de l'employé doit comporter la mention « Actif » sélectionnée.

Les suppléants qui sont en tâche de longue durée auraient le même lieu et le même corps d'emploi que l'employé qui est absent. Il est recommandé d'ajouter le suffixe « SLT » ou « * » au profil d'employé d'un suppléant afin de différencier un employé classique d'un suppléant.

Complétez le profil en utilisant les options du menu Suppléant :

Depuis Administrateur, sélectionnez Recherche de profil/rapports. Sélectionnez l'employé.
Définissez les critères et cliquez sur Recherche.
Cliquez sur le nom de l'employé pour afficher la page de son profil.

Calendrier

Cette page recueille des informations sur les lieux, les corps d'emploi, les jours et les horaires de travail de l'employé. Les employés peuvent avoir un nombre illimité d'horaires de travail avec des jours et des heures qui se chevauchent. Chaque horaire doit comporter un lieu unique ou un ordre de corps d'emploi, comme :

Des heures différentes pour des jours différents sur le même lieu.
Des corps d'emploi différents pour le même lieu.
Entrées multiples pour la même combinaison de lieux et de corps d'emploi.
Lieu avec de nombreux corps d'emploi dans le même horaire de travail.

Lorsque les employés déclarent une absence, ils doivent sélectionner un horaire de travail s'ils ont plusieurs horaires de travail le même jour. Des suppléants sont assignés pour chaque horaire où un employé identifie une absence.

Les valeurs Oui ou Non dans la liste des horaires indiquent si l'horaire d'un lieu est bloqué pour un calendrier.

Créer des calendriers standard

Depuis Employé, sélectionnez Calendrier.
Cliquez sur Nouveau.
Choisissez le lieu et le corps d'emploi. Saisissez un ordre pour chacun d'eux.
Cliquez sur Sauvegarder.

Créer des calendriers alternatifs

Lorsqu'un horaire de travail exige des horaires différents pour différents jours de la semaine, vous pouvez saisir des heures personnalisées pour chaque jour.

Saisissez les heures de début et de fin au format HH:MM. Par exemple, saisissez 08:00 ou 13:00.

Suivez la procédure pour configurer un calendrier standard.

Utilisez l'une des méthodes suivantes :
- Sélectionnez le champ par Remplissage automatique pour effacer les champs Utiliser heures par défaut des lieux de travail. Les heures personnalisées de l'employé se remplissent automatiquement grâce à votre saisie. Vous pouvez sélectionner et effacer des jours selon vos besoins. Pour les jours où vous ne saisissez pas d'heures personnalisées, sélectionnez le champ Utiliser les horaires du lieu par défaut pour le jour ouvrable.
- Désactivez les champs Utiliser les horaires du lieu par défaut et sélectionnez les champs Jours pour lesquels vous souhaitez saisir des heures personnalisées. Saisissez les heures de début et de fin.
Cliquez sur Sauvegarder.

Absences

Cette page permet d'afficher des informations sur les absences des employés. Vous pouvez saisir le numéro de la tâche ou saisir toute combinaison de critères de recherche. Le bouton Autres options de recherche affiche des champs de recherche supplémentaires qui peuvent être utilisés pour affiner la recherche. Vous pouvez effectuer une recherche par lieu, corps d'emploi, groupe de lieux, groupe de corps d'emploi, suppléant, code budgétaire ou motif. Les menus déroulants des lieux affichent tous les lieux et groupes de lieux autorisés. De même, les menus déroulants Corps d'emploi affichent tous les corps d'emploi et tous les groupes de corps d'emploi définis. Vous pouvez créer un rapport basé sur les résultats de la recherche, et exporter les informations sur les tâches. Vous pouvez exporter des informations pour les utiliser dans d'autres bases de données ou applications.

Pour effectuer une recherche plus précise, cliquez sur Autres options de recherche.

Depuis Employé, sélectionnez Absences.
Définissez les critères et cliquez sur Recherche. Cliquez sur Autres options de recherche pour utiliser des critères supplémentaires.
Cliquez sur Créer un rapport pour imprimer les détails.
Cliquez sur Exporter pour créer un fichier texte.

Calendrier

Depuis Employé, choisissez Calendrier.
Cliquez sur le numéro de la tâche pour afficher les détails de la tâche pour ce jour ouvrable.

Dates

Les dates peuvent inclure la date de naissance de l'employé, la date d'embauche, la date de certification et d'autres dates importantes.

Depuis Employé, choisissez Dates.
Cliquez sur Nouveau pour ajouter un nouvel enregistrement ou cliquez sur le Code pour afficher ou modifier un enregistrement existant.
Choisissez le Nom et entrez la Date.
Cliquez sur Sauvegarder.

Pour supprimer des dates, sélectionnez l'enregistrement que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

Renseignements facultatifs

Depuis Employé, sélectionnez Renseignements facultatifs.
Saisissez ou modifiez les champs selon vos besoins :
1. Si vous sélectionnez Utiliser horaire d'itinérants, les employés peuvent sélectionner n'importe quel lieu et n'importe quel corps d'emploi lorsqu'ils déclarent une absence. Les enseignants itinérants doivent toujours comporter un lieu principal et un corps d'emploi définis dans leur profil.
2. Entrez le code budgétaire si l'absence d'un employé doit être facturée sur un compte spécifique.
Cliquez sur Sauvegarder.

Listes prioritaires

Utilisez cette page pour ajouter ou supprimer des suppléants de Listes prioritaires.

Depuis Employé, choisissez Liste prioritaires.
Cliquez sur Nouveau.
Complétez les champs selon vos besoins.
Cliquez sur Sauvegarder.

Pour supprimer un suppléant d'une liste, sélectionnez l'enregistrement que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

Soldes des motifs

Cette fonctionnalité vous permet de consulter et de modifier les soldes de motifs pour un employé individuel. Tous les motifs configurés pour utiliser des soldes apparaissent dans la liste des soldes de motifs.

Depuis Employé, sélectionnez Soldes de motifs.
Cliquez sur le Nom du motif du motif à modifier.
Mettez les champs à jour si nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer.

Employés fictifs

Créez des employés fictifs lorsque des situations exceptionnelles nécessitent un suppléant alors qu'un employé n'est pas absent. Vous pouvez utiliser un employé fictif pour saisir une absence qui ne comporte aucun absent. Vous pouvez faire appel à des employés disposant d'un identifiant d'accès et d'un code PIN générés par l'opérateur pour représenter ces circonstances extraordinaires. Vous pouvez saisir autant d'employés fictifs que vous le souhaitez. La meilleure façon de répondre à cette situation consiste à utiliser l'option de poste vacant. Cependant, les postes vacants peuvent ne pas répondre à tous les besoins, par exemple :

Attribuer un nom et un code budgétaire à des circonstances particulières qui peuvent se produire régulièrement.
Diviser une absence en plusieurs motifs distincts tout en conservant (à des fins de paie) cette absence en tant qu'absence unique pour l'employé.

Les absences simultanées dont les dates et les heures se chevauchent peuvent ne pas être déclarées. Vous devez avoir un employé fictif différent pour chaque absence nécessaire pour un jour spécifique ou une période donnée. Le processus d'ajout d'un employé fictif est le même que le processus d'ajout d'un employé normal, sauf que vous devez décider du lieu de travail, du corps d'emploi et d'un identifiant artificiel pour chaque personne fictive avant de saisir les informations relatives à ce poste.

Supposons que vous n'utilisiez pas l'option de poste vacant. Dans ce cas, lorsqu'un site a besoin d'un suppléant pour l'un de ces postes, l'administrateur du site accède au système et déclare une absence pour le poste approprié. Le système suit ses procédures standard pour trouver un suppléant qualifié et disponible.